Mise à disposition d'habilitation

Qu'est-ce qu'une habilitation INRS et à quoi sert-elle ?

L'habilitation est l'autorisation qui permet à un organisme de formation ou à une entreprise de dispenser les dispositifs de formation du réseau prévention (SST, PRAP, TMS, ASD, SMS, TRL, CATEC, échafaudages, évaluation des risques professionnels…) et de délivrer les certificats correspondants. Sans elle, aucun certificat valable ne peut être émis.

Elle est délivrée par la Commission nationale d'habilitation (CNH), composée de trois représentants du département Formation de l'INRS et de trois représentants des caisses régionales (Carsat, Cramif, CGSS), qui se réunit tous les deux mois. L'habilitation est accordée pour une durée de cinq ans, au terme de laquelle une nouvelle demande doit être déposée dans les mêmes conditions que la demande initiale.

La demande se saisit dans Forprev, l'outil de gestion du dispositif, puis elle est instruite par la caisse régionale de rattachement — ou par l'INRS pour les organismes nationaux, les collectivités territoriales et les entités hors régime général. Le dossier comporte une partie administrative et une partie technico-pédagogique, examinée par une sous-commission avant décision de la CNH.

Quelles conditions faut-il remplir pour être habilité ?

• un numéro de Siret valide ;
• pour un organisme de formation, un numéro de déclaration d'activité valide ;
• au moins un formateur dont les compétences sont certifiées par l'INRS et l'Assurance maladie ;
• un dossier complet : les dossiers incomplets sont retournés au demandeur, et l'absence d'avis notifié au-delà de six mois ne vaut pas habilitation.

Pourquoi passer par la mise à disposition d'habilitation d'INNOPREV ?

Parce que constituer un dossier, disposer d'un formateur certifié et attendre le passage en CNH prend du temps — alors que vos sessions, elles, sont déjà planifiées. La mise à disposition d'habilitation vous permet de les tenir immédiatement, sans rupture de service, dans un cadre prévu par le règlement.

Les situations les plus fréquentes :

• vous n'êtes pas encore habilité et votre dossier est en cours d'instruction ;
• votre habilitation est arrivée à échéance ou en cours de renouvellement ;
• le dispositif demandé par votre client n'est pas couvert par votre habilitation ;
• vous êtes une entreprise ou un consultant qui souhaite proposer ces formations sans porter la charge d'une habilitation ;
• vous faites face à un pic d'activité ponctuel.

En quoi consiste exactement la prestation ?

INNOPREV déclare la session sous son habilitation dans Forprev et délivre les certificats aux personnes formées, pour 70 € net de TVA par session. De votre côté, il vous suffit de nous transmettre les informations de la session.

Comment transmettre les informations de session ?

Comme vous voulez. Grâce à un système d'automatisation, INNOPREV récupère et intègre vos informations de session quel que soit leur format : email, fichier PDF, fichier Excel ou tout autre moyen — sauf les signaux de fumée 😉. Aucun portail imposé, aucun gabarit à respecter, aucune double saisie : vous continuez à travailler avec vos propres outils et vos propres documents.

Comment se déroule une session mise à disposition ?

1. Vous nous informez de la session à venir et nous convenons ensemble du cadre de l'intervention.
2. Vous mentionnez le recours à INNOPREV dans votre convention de formation et dans vos documents de présentation.
3. La session est déclarée dans Forprev sous l'habilitation INNOPREV.
4. Vous nous transmettez les éléments de fin de session, au format de votre choix.
5. INNOPREV délivre les certificats aux personnes formées et vous facture 70 € net de TVA pour la session.

Quelles sont vos obligations lors d'une mise à disposition d'habilitation ?

L'article 10 du Règlement d'habilitation fixe trois règles, que la prestation respecte intégralement :

• la convention conclue avec le bénéficiaire de la formation doit faire mention expresse du recours à l'organisme de formation habilité ;
• l'organisme non habilité doit mentionner ce recours dans ses programmes de formation et ses documents de présentation ou de promotion diffusés au public ;
• l'organisme habilité est seul compétent pour délivrer les certificats ou attestations obtenus dans le cadre de l'habilitation.

Ces mentions ne sont pas une formalité : l'article 7 du règlement prévoit qu'un organisme s'étant prévalu d'une habilitation qui ne lui a pas été délivrée ne peut plus formuler de demande d'habilitation pendant deux ans. La transparence sur le recours à INNOPREV protège donc votre activité autant que la nôtre.

Que deviennent les données que vous nous transmettez ?

Elles servent uniquement à déclarer la session dans Forprev et à délivrer les certificats. Les informations que vous nous confiez — identité des participants, formateur, dates, lieu, et le plus souvent le nom de votre client final — ne sont ni exploitées à des fins commerciales, ni revendues, ni transmises à des tiers.

L'engagement de loyauté d'INNOPREV envers ses partenaires

Une mise à disposition d'habilitation vous amène à nous communiquer, de fait, une partie de votre portefeuille clients. INNOPREV s'y engage sans ambiguïté :

• aucune prospection des clients finaux dont nous découvrons les coordonnées à l'occasion d'une session mise à disposition ;
• ces coordonnées ne sont pas versées à notre fichier de prospection ni à notre CRM commercial ;
• aucune intervention concurrente auprès du client sur les prestations que vous nous confiez ;
• ces engagements de confidentialité et de non-sollicitation peuvent être formalisés par écrit dans la convention qui nous lie, à votre demande.

Un traitement conforme au RGPD

Les données personnelles des participants sont traitées conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD – UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée :

• Minimisation : nous ne demandons que les données nécessaires à la déclaration de la session et à l'édition des certificats — pas de collecte annexe, quel que soit le contenu du fichier que vous nous envoyez.
• Finalité déterminée : déclaration dans Forprev, délivrance des certificats et traçabilité imposée par le dispositif d'habilitation, à l'exclusion de tout autre usage.
• Rôles définis par écrit : la convention conclue avec INNOPREV précise la qualification des parties au sens du RGPD (responsable de traitement / sous-traitant, article 28) et les instructions applicables au traitement.
• Sécurité et confidentialité : données hébergées en France, accès limité aux seules personnes habilitées d'INNOPREV, aucune transmission en dehors de ce qu'exige la déclaration dans Forprev.
• Conservation limitée : les fichiers que vous transmettez ne sont conservés que le temps nécessaire au traitement de la session, puis archivés dans le respect des durées légales et des obligations de traçabilité du dispositif.
• Droits des personnes : accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité s'exercent à l'adresse contact@innoprev.com. Le détail figure dans notre politique de confidentialité.

Cette exigence est cohérente avec le règlement lui-même : les membres de la Commission nationale d'habilitation et des sous-commissions sont eux aussi tenus à une obligation de confidentialité sur l'ensemble des faits, informations et documents dont ils ont connaissance dans l'exercice de leurs fonctions.

Quelles garanties sur le maintien de l'habilitation INNOPREV ?

Les entités habilitées sont contrôlées par les caisses régionales et par la CNH, selon le référentiel Qualiprev, afin de vérifier le maintien de la conformité aux éléments ayant permis l'habilitation. INNOPREV maintient ses habilitations à jour et respecte l'ensemble des obligations administratives et conventionnelles prévues par le règlement : les sessions déclarées sous son habilitation sont opposables et les certificats délivrés sont valables.