Automatiser FORPREV
De l'ouverture de session à l'archivage des certificats, sans saisie manuelle et sans intelligence artificielle.
Ouvrir la session, inscrire les stagiaires un par un, télécharger les certificats, y apposer votre signature et votre tampon, puis les ranger au bon endroit : ces tâches FORPREV sont répétitives, chronophages et sans valeur ajoutée. INNOPREV les automatise, de l'ouverture de session jusqu'à l'archivage des certificats.
Nos automatisations reposent sur n8n, un outil d'orchestration de tâches. Elles sont indépendantes de tout système d'intelligence artificielle : aucune mauvaise interprétation possible, et aucun surcoût lié à l'IA.
Quelles tâches FORPREV peuvent être automatisées ?
Six étapes du cycle de vie d'une session, de son ouverture jusqu'à l'archivage des certificats. Chacune peut être automatisée seule ou enchaînée aux autres.
| Étape | Ce que fait l'automatisation | Ce que vous y gagnez |
|---|---|---|
| Ouverture de session | Crée la session dans FORPREV à partir de vos informations | Du temps sur une tâche improductive |
| Inscription des stagiaires | Inscrit la liste des participants sans saisie manuelle | Plus de copier-coller, plus d'erreurs |
| Téléchargement des certificats | Récupère les planches PDF dès leur mise à disposition | Aucun oubli, aucune connexion à refaire |
| Signature et tampon | Appose la signature et le tampon de votre OF sur chaque certificat | Des certificats prêts à remettre |
| Archivage | Classe les certificats dans le dossier de formation de la session | Un dossier de session complet, sans rangement manuel |
| Rapport | Envoie un email détaillé après chaque étape | La preuve de ce qui a été fait |
Ouverture de session
L'automatisation ouvre la session dans FORPREV à partir des informations que vous transmettez : dispositif, formateur, dates, lieu. Vous n'avez plus à enchaîner les écrans de saisie session après session — autant de temps gagné sur une tâche improductive.
Inscription des stagiaires
La liste des participants est inscrite automatiquement depuis votre propre fichier. C'est l'étape où les erreurs coûtent le plus cher : un nom mal orthographié ou une date de naissance erronée, et le certificat doit être corrigé après coup. En supprimant le copier-coller, on supprime la source de l'erreur.
Téléchargement des certificats
Dès que FORPREV met les certificats à disposition, l'automatisation les télécharge et les dépose là où vous les attendez. Plus besoin de repasser sur l'outil quelques jours plus tard pour vérifier s'ils sont disponibles.
Signature et tampon de votre organisme sur chaque certificat
La signature et le tampon de votre organisme de formation sont apposés automatiquement sur chaque certificat téléchargé. Les documents sortent prêts à être imprimés ou remis, sans reprise manuelle document par document.
Les certificats FORPREV étant fournis sous forme de planches PDF, il reste ensuite à les imprimer au format carte : voir notre page impression des certificats FORPREV.
Archivage des certificats dans le dossier de la session
Chaque certificat est archivé dans le dossier de formation correspondant à sa session, selon votre propre arborescence. Le dossier de session se constitue ainsi au fil de l'eau, ce qui est précieux le jour d'un contrôle ou d'un audit.
Un rapport par email à chaque étape
À chaque étape, vous recevez un email de rapport détaillant le résultat de l'action automatique accomplie : ce qui a été fait, sur quelle session, pour quels stagiaires, et ce qui a éventuellement échoué. Vous gardez la main et la traçabilité : l'automatisation travaille à votre place, pas à votre insu.
Pourquoi n8n plutôt qu'une intelligence artificielle ?
Parce qu'une tâche administrative n'a pas besoin d'être interprétée : elle a besoin d'être exécutée, toujours de la même façon. n8n est un outil d'orchestration qui exécute des enchaînements de tâches définis à l'avance, de manière déterministe : à données identiques, résultat identique.
Une automatisation fondée sur un modèle d'IA, elle, interprète : elle peut reformuler un nom, mal lire une date ou produire un résultat différent d'une exécution à l'autre. Sur des certificats de formation, ce n'est pas acceptable.
À quoi ressemble une automatisation FORPREV ?
Chaque traitement est un enchaînement d'étapes explicites, visible et modifiable. Ci-dessous, le traitement qui signe, tamponne et archive les certificats d'une session : récupération des certificats à la clôture, décompression, lecture des PDF, ajout de la signature et du tampon, dépôt dans le dossier de la session, puis envoi du rapport par email.
Aucune IA, donc aucun surcoût. Nos automatisations ne consomment ni abonnement ni crédits d'intelligence artificielle : il n'y a pas de coût à l'usage qui augmente avec votre volume de sessions. Vos données stagiaires ne sont pas non plus transmises à un modèle d'IA tiers.
Comment mettre en place l'automatisation FORPREV ?
Deux solutions, selon que vous souhaitez héberger le système ou simplement l'utiliser.
Solution 1 — Le système installé chez vous
INNOPREV installe et configure chez vous, en interne, le système d'automatisation nécessaire. Les traitements s'exécutent sur votre propre infrastructure : les données de vos stagiaires ne sortent pas de chez vous et l'outil reste le vôtre.
Cette solution convient aux organismes qui disposent d'un environnement technique interne et qui souhaitent garder la maîtrise complète de l'outil comme des données.
Solution 2 — Notre système mis à votre disposition
INNOPREV met son propre système à votre disposition : rien à installer, rien à maintenir. Vous choisissez la manière de nous envoyer les données de vos sessions et de vos stagiaires :
- un fichier Excel, tel que vous le tenez déjà ;
- un PDF issu de vos propres documents ;
- un simple email ;
- un webhook depuis votre logiciel de gestion de formation ;
- ou tout autre format que vous utilisez aujourd'hui.
Aucun portail imposé, aucun gabarit à respecter, aucune double saisie : vous continuez à travailler avec vos outils et vos documents actuels.
Quelle solution choisir ?
| Critère | Système installé chez vous | Système INNOPREV mis à disposition |
|---|---|---|
| Installation | Mise en place et configuration par INNOPREV sur votre infrastructure | Aucune |
| Hébergement des données | Chez vous | Chez INNOPREV |
| Transmission des données | Directement depuis vos outils internes | Excel, PDF, email, webhook ou autre, à votre choix |
| Maintenance | À votre charge, avec notre accompagnement | Assurée par INNOPREV |
| Idéal pour | Organismes disposant d'un environnement technique interne | Organismes qui veulent le résultat sans gérer l'outil |
Faut-il être habilité pour automatiser FORPREV ?
Oui : l'automatisation agit sous votre habilitation et avec vos accès FORPREV. Elle accélère vos démarches, elle ne s'y substitue pas.
Si vous n'êtes pas habilité, ou si votre habilitation ne couvre pas le dispositif demandé, c'est la mise à disposition d'habilitation qui répond à votre besoin : INNOPREV déclare alors la session sous sa propre habilitation et délivre les certificats.
Comment démarrer ?
- Nous listons ensemble les tâches FORPREV que vous répétez à chaque session.
- Nous déterminons la solution la plus adaptée : installation chez vous ou système mis à disposition.
- Nous définissons le format d'envoi de vos données, à partir des documents que vous utilisez déjà.
- L'automatisation est mise en place, testée sur une session réelle, puis mise en service.
- À chaque étape exécutée, vous recevez le rapport détaillé par email.