Automatiser les déclarations au Passeport de Prévention

Chaque formation santé-sécurité dispensée doit être déclarée dans le Passeport de Prévention de chaque participant. INNOPREV automatise cette saisie sur le portail, sans intelligence artificielle et sans retirer la validation à l'utilisateur.

Qu'est-ce que le Passeport de Prévention ?

C'est un dispositif prévu par l'article L. 4141-5 du Code du travail, créé par la loi du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail. Il recense, pour chaque travailleur, les attestations, certificats et diplômes obtenus dans le cadre des formations en santé et sécurité au travail.

L'objectif est de rendre ces éléments traçables et transférables : le salarié conserve la trace de ses formations d'un employeur à l'autre, et l'employeur dispose d'une vision fiable des compétences prévention de ses équipes.

Les organismes de formation déclarent les formations qu'ils dispensent. Dans le cadre d'un partenariat de gestion, INNOPREV déclare également celles suivies auprès d'autres organismes.

Pourquoi cette déclaration est-elle si chronophage ?

Parce que la charge n'est pas dans la difficulté, mais dans la répétition. Pour chaque session close, il faut reprendre la liste des participants, retrouver leurs identifiants, saisir la formation suivie et sa date, puis recommencer pour la personne suivante.

Une session de dix stagiaires, c'est dix saisies quasi identiques. Multipliées par le nombre de sessions d'un mois, elles finissent par occuper un temps considérable — un temps entièrement improductif, et où la moindre inattention produit une erreur difficile à repérer ensuite.

Ce que fait l'automatisation

Elle reprend les sessions clôturées, constitue les déclarations salarié par salarié et les dépose sur le portail dédié. L'utilisateur n'a plus à ressaisir ce qui existe déjà dans le dossier de session.

Au-delà de l'import CSV proposé par le portail

Le portail partenaires permet déjà de déclarer plusieurs participants d'un coup, en déposant manuellement un fichier CSV. C'est utile, mais le fonctionnement par lots a deux conséquences bien connues des organismes de formation :

• Le rejet porte sur le fichier entier. Il suffit d'une ligne mal formée pour que tout le dépôt soit refusé : il faut retrouver la ligne fautive, corriger, puis redéposer l'ensemble — y compris les déclarations qui, elles, étaient valides.
• Les erreurs sur les stagiaires se découvrent en bloc. Une identité mal orthographiée ou une date de naissance erronée ne se révèle qu'au moment du dépôt, souvent plusieurs semaines après la session, quand il devient difficile de remonter à la bonne information.

Notre automatisation ne fonctionne pas par lots : les données sont transférées après chaque session. Le volume traité reste celui d'une seule session, une anomalie ne bloque jamais les déclarations des autres sessions, et les informations stagiaires se corrigent au fil de l'eau, tant que la session est encore fraîche. La fiabilité du fichier de participants s'améliore session après session, au lieu de se dégrader jusqu'au dépôt suivant.

Voir l'automatisation en vidéo

Cette démonstration de moins de six minutes montre le principe : accélérer les déclarations de participants aux formations sécurité sur le portail dédié au Passeport de Prévention.

Lire la vidéo : Comment automatiser les déclarations au Passeport de Prévention ?

Pourquoi sans intelligence artificielle ?

Parce qu'une déclaration réglementaire ne supporte pas l'interprétation. Nos automatisations reposent sur n8n, un outil d'orchestration de tâches : chaque étape est décrite explicitement et se déroule toujours de la même façon. Il n'y a aucune interprétation possible du contenu, donc aucune erreur d'interprétation — et aucun surcoût lié à l'IA.

Le principe est constant sur toutes nos automatisations : c'est l'utilisateur qui déclenche l'action, et c'est lui qui contrôle et valide le résultat final. L'objectif est d'accélérer les tâches répétitives, jamais de remplacer l'humain sur les décisions.

À qui cela s'adresse ?

• Aux organismes de formation qui déclarent leurs propres sessions et voient le volume grimper.
• Aux entreprises qui gèrent en interne les formations santé-sécurité de leurs salariés.
• À toute structure qui a déjà confié son back-office à INNOPREV : la déclaration est alors intégrée au partenariat de gestion.

Pour aller plus loin : automatiser vos processus de formation.